1. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

iC systems.ai

Tyto zásady ochrany osobních údajů („Zásady“) obsahují všechny potřebné informace ke zpracování vašich osobních údajů. Tyto Zásady jsou v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o obecném nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a najdete v nich informace, jaké vaše osobní údaje zpracováváme, proč a jak s nimi pracujeme a jak dlouho je budeme uchovávat. Týká se to jak našich zákazníků, tak i všech ostatních uživatelů webových stránek www.icsystems.ai („Web“). Správcem údajů jsme my, společnost iC systems.ai, s.r.o., IČO: 08623821, se sídlem Klimentská 1216/46, Nové Město, 110 00 Praha 1 („my“ nebo „Správce“).

Kontaktní údaje. 

Kdykoliv nás můžete kontaktovat prostřednictvím těchto kontaktních údajů:

• adresa: Rumunská 655/9, Liberec IV – Perštýn, 460 01 Liberec
  
• e-mail: marketing@icsystems.ai
• telefon: +420 601 698 997

Osobní údaje jsou informace o vaší osobě, na základě kterých vás lze identifikovat.

Jako správce osobních údajů rozhodujeme mimo jiné o tom, jak vaše osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem a s použitím jakých prostředků.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy. Zvláštní pozornost věnujeme tomu, že přihlížíme ke všem zásadám zpracování osobních údajů.

V následující části Zásad se dočtete, jaké konkrétní vaše osobní údaje zpracováváme, z jakého důvodu a jak dlouho to budeme dělat.

Zpracovávané údaje

• Základní identifikační a kontaktní údaje: Na základě vaší poptávky či jednávání o ní zpracováváme osobní údaje, které v objednávce uvedete. Těmi jsou zejména: jméno, příjmení, datum narození, e-mail, telefonní číslo, IČO (pokud podnikáte jako fyzická osoba), adresa/sídlo, údaje o objednávce a jakékoliv další osobní údaje, které při objednávce uvedete.
• Fakturační a platební údaje: V souvislosti s identifikací a prováděním plateb zpracováváme zejména informace objevující se na fakturách, bankovní spojení nebo informace o přijatých a odeslaných platbách.
• Informace z naší vzájemné komunikace: V tomto případě jde hlavně o informace uváděné ve vzájemné e-mailové komunikaci, záznamy z telefonních hovorů, informace uvedené v kontaktních formulářích, obsah naší komunikace a informace smlouvách, které jsme mezi sebou uzavřeli.

Důvody pro zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:

• Plnění smlouvy anebo jednání před jejím uzavřením. Osobní údaje z toho důvodu zpracováváme proto, abychom vám mohli dodat naše služby. Můžeme vás také kontaktovat a komunikovat s vámi ohledně objednávky i smlouvy a vašich dotazů před tím, než spolu vůbec smlouvu uzavřeme.
• Je to naše povinnost. Vaše údaje zpracováváme i proto, že nám tak říkají právní předpisy. Třeba podle předpisů upravujících účetnictví musíme archivovat faktury a další doklady, na kterých můžou být vaše osobní údaje.
• Náš oprávněný zájem. Vaše údaje zpracováváme i proto, že nám to umožňuje náš oprávněný zájem. Díky tomu vám můžeme zasílat newslettery jako našim zákazníkům anebo podniknout potřebné kroky pro ochranu, obhajobu nebo výkon našich práv a nároků.
• S vaším souhlasem. V některých případech, třeba při použití marketingových cookies, nám dáváte souhlas s tím, abychom vaše osobní údaje zpracovávali. Váš souhlas můžete kdykoliv odvolat třeba e-mailem. I když souhlas odvoláte anebo uplyne doba jeho trvání, neznamená to ale, že musíme smazat všechny vaše údaje, které jsme na jeho základě zpracovávali. Můžeme dál pracovat s těmi, u kterých nám to umožňuje jiný právní důvod. Pokud souhlas odvoláte, nemá to vliv na zákonnost zpracování osobních údajů před jeho odvoláním.

Doba zpracování údajů.

• Většinu vašich osobních údajů budeme zpracovávat po dobu trvání smlouvy mezi námi anebo po dobu 3 let od skončení našeho smluvního vztahu.
• Osobní údaje v rámci našeho vzájemného kontaktu budeme zpracovávat do doby vyřízení Vaší žádosti nebo dotazu.
• Jak už jsme uvedli výše, pokud jste naším zákazníkem nebo klientem, můžeme vám posílat newslettery po dobu 3 let od skončení našeho smluvního vztahu, pokud to neodmítnete dříve.
• Pokud zpracováváme vaše osobní údaje proto, že nám tak ukládá zákon, budeme je zpracovávat po dobu určenou v takovém předpise. Například osobní údaje, které souvisí s daňovými záležitostmi, uchováváme po dobu 10 let od konce daného daňového období.
• Osobní údaje, které můžeme potřebovat pro obhajobu našich právních nároků, můžeme ale zpracovávat až 15 let. To odpovídá nejdelší možné promlčecí lhůtě stanovené právními předpisy.
• Osobní údaje zpracovávané na základě vašeho souhlasu budou zpracovávány po dobu udělení souhlasu, v případě cookies pak dobu uvedenou u jednotlivých souborů, nejdéle 12 měsíců.

Jak je to s newslettery?

V případě, že jste s námi uzavřeli smlouvu, můžeme vám posílat naše newslettery po dobu 3 let, pokud se z jejich odběru neodhlásíte. To můžete udělat kdykoliv zasláním e-mailu na marketing@icsystems.ai nebo proklikem přímo v každém newsletteru. S rozesíláním newsletteru nám můžete také udělit svůj výslovný souhlas, který můžete vzít opět stejným způsobem kdykoliv zpět.

Kdo kromě nás má k osobním údajům přístup?

Vaše údaje můžeme předávat i dalším subjektům, a to hlavně proto, abychom zajistili naše efektivní fungování.

Naši dodavatelé služeb se tak stávají zpracovateli vašich osobních údajů. Jsou ale oprávněni zpracovávat vaše osobní údaje jen v tom rozsahu, ve kterém si to s nimi dohodneme. Konkrétně předáváme vaše osobní údaje následujícím subjektům:

• Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí ani dalším příjemcům, vyjma našich externích zpracovatelů, které používáme pro zajištění zabezpečení systému, technické správy a chodu našich webových stránek a on-line reklamy. I tyto zpracovatele zavazujeme, aby dodržovali veškerá pravidla zpracování osobních údajů a zachovávali mlčenlivost.
• Máme profily na různých platformách sociálních médií, kde inzerujeme naše služby a jsme v kontaktu se zákazníky. Vzhledem k tomu, že tyto profily provozujeme na platformách třetích stran, při každé návštěvě těchto kanálů na sociálních sítích provozovatelé o vás shromažďují různé osobní údaje. Využíváme platformy Facebook a Instagram, které provozuje společnost Meta Platforms Inc., která s námi může sdílet některé vaše osobní údaje, a to zejména údaje o počtu osob nebo účtů, které zobrazily, okomentovaly nebo reagovaly na naše příspěvky, a také souhrnné demografické a další údaje, které nám pomohou lépe pochopit interakce uživatelů s našimi profily. My a příslušní provozovatelé platforem sociálních médií vystupujeme jako společní správci.

Společnost Meta Platforms Inc. může tato data spojit nebo propojit s vaším uživatelským účtem na těchto sociálních sítích. Podrobnější informace o zpracování osobních údajů se dozvíte na https://www.facebook.com/privacy/policy a na https://privacycenter.instagram.com.

Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?

• Právo na přístup. Máte právo získat informace o tom, jaké údaje o vás uchováváme a jak tyto údaje zpracováváme.
• Právo na opravu a doplnění. Pokud zjistíte, že jsou námi zpracovávané údaje nesprávné, můžete nás vždy požádat o jejich opravu či doplnění.
• Právo na výmaz. Za určitých podmínek jsme povinni také vymazat osobní údaje, které o vás uchováváme. Pro uplatnění tohoto práva nám můžete poslat e-mail na sales@icsystems.ai
• Právo na omezení zpracování. Nechcete-li svoje osobní údaje vymazat, ale nepřejete si, abychom je dále zpracovávali, můžete nás požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů.
• Právo na přenositelnost osobních údajů. Můžete nás požádat, abychom vám nebo jiné odpovědné osobě předali údaje, které o vás uchováváme.
• Právo podat stížnost. Máte-li podezření, že dochází k nezákonnému zpracování vašich osobních údajů, máte možnost podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
• Právo vznést námitku. Kromě uvedeného máte i právo podat námitku (pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu). Námitku můžete vznést zasláním na naši kontaktní adresu nebo e-mailem na marketing@icsystems.ai. My ji pak nejpozději do jednoho měsíce od obdržení vyhodnotíme a buď zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel ukončíme, nebo vám vysvětlíme naše důvody, které si zaslouží ochranu, a proč budeme ve zpracování pokračovat.

Jak je to u nás s profilováním a automatizovaným rozhodováním?

Nevyužíváme profilování ani automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní účinek nebo mít jiný významný dopad.

Jsou vaše údaje v bezpečí?

Při zpracování všech výše uvedených osobních údajů vždy dbáme na to, abychom dodržovali základní zásady dle čl. 6 GDPR. Zabezpečení osobních údajů je zajištěno organizačními a technickými opatřeními přijatými v souladu s právními předpisy tak, abychom zajistili, že nedojde k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů nebo k neoprávněnému přístupu k nim. Všichni naši zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí ohledně skutečností, které při své práci zjistí. Webové stránky využívají zabezpečenou komunikaci (protokol HTTPS).

A jak je to s cookies?

Aby návštěva našeho Webu byla co nejpohodlnější a aby bylo možné používat určité funkce, využíváme pro správné fungování Webu také cookies. Jedná se o malé textové soubory uložené ve vašem zařízení. Některé námi používané soubory jsou vymazány po skončení relace prohlížeče, tj. po zavření vašeho prohlížeče (tzv. cookies relace). Jiné soubory cookies zůstávají ve vašem zařízení a umožňují nám nebo našim přidruženým společnostem rozpoznat váš prohlížeč při vaší další návštěvě (trvalé soubory cookies). K použití volitelných cookies, i když neobsahují osobní údaje, potřebujeme váš souhlas udělený prostřednictvím nastavení cookies lišty tady. Svůj prohlížeč můžete nastavit tak, abyste byli informováni o ukládání souborů cookies a mohli individuálně v jednotlivých případech nebo obecně rozhodovat o schválení nebo odmítnutí jejich uložení. Odmítnete-li některé soubory cookie, může to vést k omezení funkčnosti našeho Webu. Cookies rozdělujeme na nezbytné, analytické a marketingové.

Nezbytné cookies jsou potřebné pro to, aby Web řádně fungoval, a tak s nimi nemusíte souhlasit a ani je nemůžete odmítnout, protože bez nich by návštěva Webu nebyla možná.

Analytické cookies nám slouží pro sestavování statistik a přehledů. Jejich pomocí sledujeme návštěvnost Webu i to, odkud jste na Web přišli. K jejich použití potřebujeme váš souhlas. Můžete je kdykoliv odmítnout, a to tady.

Marketingové cookies nám umožní třeba nabízet naše produkty prostřednictvím cílené reklamy. K tomu ale potřebujeme váš souhlas. Odmítnout tyto cookies můžete zde.

Tyto Zásady platí od 1.7.2023.